Sie haben eine Idee und sind sich nicht sicher, ob diese auch hybrid umsetzbar ist?
Hybride Events als Erfolgsfaktor für zeitgemäße Kommunikation
Mit Beginn der Pandemie im März 2020 kam die gesamte Veranstaltungsbranche in Deutschland zum Erliegen. Bereits geplante reale Business-, Marketing- und Freizeitevents wurden nach und nach abgesagt. Trotz durchdachter Hygiene-Konzepte und vielversprechenden Ansätzen für eine sichere Durchführung realer Events, existierte keine Planungssicherheit mehr. Nicht nur aufgrund der Pandemie, sondern auch durch den rasanten technologischen Fortschritt und Ausbau der weltweiten digitalen Infrastruktur, sind digitale Veranstaltungsformate viel stärker in den Fokus gerückt.
Doch wie gelingt es trotz der Planungsunsicherheit auch wieder physische Veranstaltungen zu planen?
Auch vor der Pandemie waren physische Events ohne die Einbeziehung digitaler Kanäle nicht mehr denkbar. Doch durch die Verschmelzung von real und digital entsteht eine physisch-digitale Mischform, wodurch physische Zusammentreffen wieder möglich sind und in Form von Hybrid Events sowohl eine digitale als auch physische Teilnahme ermöglichen. Mit unserem „Digital First“-Ansatz planen wir jede hybride Veranstaltung so, als wenn sie ausschließlich digital stattfinden kann. Durch Anmieten oder Bereitstellen eine Location mit Bühnen und Streamingtechnik berücksichtigen wir dabei vom ersten Tag an, dass eine Vor-Ort-Teilnahme möglich ist. So behalten wir 100% Flexibilität in der Umsetzung und stellen sicher, dass das Erlebnis der digitalen Besuchen bei einem Hybrid Event gegenüber dem der physischen Besucher nicht außen vor bleibt.
Was sind Hybride Events und welche Vorteile bieten sie?
Hybride Events sind Veranstaltungen, die in erster Linie mit einer begrenzten Teilnehmerzahl physisch stattfinden und darüber hinaus digitale Technologien nutzen, um auch Online-Teilnehmer einzubeziehen und in die Veranstaltung zu integrieren. Damit erfolgt eine Verschmelzung beider Welten und ermöglicht ein gemeinsames Erlebnis – sowohl für die physischen als auch für die Online-Teilnehmer. Auch wenn hybride Events nur eine begrenzte Anzahl an physischen Zusammentreffen im Kontext von Veranstaltungen ermöglichen, bieten sie einige Vorteile gegenüber rein digitalen Events.
Live-Charakter
Durch den physischen Anteil eines Hybrid-Events haben die Auswahl und Gestaltung der Location vor Ort einen großen Einfluss auf den Charakter der Veranstaltung. Sowohl durch das Bühnenbild, als auch durch Elemente wie z. B. interaktive Inszenierungen, Zuschaltungen, Bestuhlungsarten oder Beleuchtung – die Teilnehmer fühlen sich dadurch physisch vor Ort wie auch online deutlich stärker integriert und die Veranstaltung vermittelt einen echten Live-Charakter. Durch die Integration von Online-Teilnehmern oder Remote-Sprechern auf der Bühne und eine professionelle Moderation kann dieser Charakter noch verstärkt werden.
Höhere Reichweite
Alleine durch die Tatsache, dass die Teilnahme bei hybriden Events sowohl physisch als auch online in Echtzeit erfolgt, besteht die Möglichkeit deutlich mehr Teilnehmer zu erreichen als bei z. B. rein digitalen oder physischen Events. Darüber hinaus kann durch die Bereitstellung von Aufzeichnungen nach dem Live-Termin die Reichweite auch nach der Veranstaltung weiter erhöht werden. Aussteller und Sponsoren profitieren dabei ebenfalls von der höheren Reichweite und haben die Möglichkeit, sich auch nach dem Live-Termin den Online-Teilnehmern zu präsentieren.
Nachhaltigkeit
Aufgrund der Möglichkeit zur Online-Teilnahme erfolgt automatisch eine Reduktion von CO2-Emissionen durch weniger Reisen. Es entsteht weniger Müll, und Ressourcen können sparender vor Ort eingesetzt werden. Durch die Bereitstellung von Aufzeichnungen für den On-Demand-Abruf ermöglichen wir eine nachhaltige Verbreitung der Inhalte auch nach dem Live-Termin.
Hybride Veranstaltungen – Was sind die Herausforderungen?
Hybride Events sind vor allem durch die Komplexität im Ablauf und einem höheren Aufwand in der Planung und Umsetzung, deutlich anspruchsvoller als z. B. rein digitale oder physische Events. Bedingt durch die unterschiedliche Wahrnehmung der Teilnehmer (Präsenz vs. Online) ist auch eine differenzierte Betrachtung der Möglichkeiten zur Interaktion und Integration während der Veranstaltung notwendig.
Höherer Aufwand bei Planung und Umsetzung
Durch die Notwendigkeit, zwei unterschiedliche Bestandteile zu organisieren und letztendlich diese miteinander zu verschmelzen, entsteht ein höherer Aufwand in der Planung und Umsetzung eines Hybrid-Events. Von der Eventlocation, Dienstleister & Gewerke vor Ort (z. B. Catering, Mobiliar, Technik, Transport) über das Hygienekonzept bis hin zum Teilnehmermanagement, Auswahl und Einrichtung der digitalen Plattform – Koordinationsaufwand und Kosten können schnell in die Höhe steigen und sollten in Relation zum erwarteten Erfolg stehen. Daher ist eine Abwägung von Kosten und Nutzen entscheidend für den Erfolg eines Hybrid-Events.
Höhere Komplexität im Ablauf
Hybrid-Events bieten den Vorteil, sowohl Teilnehmer vor Ort als auch online zu begeistern. Um dies zu erreichen ist ein ausgeklügelter Ablaufplan nötig, der beide Welten miteinander verbindet und damit die bestmögliche Experience für die jeweilige Teilnehmergruppe ermöglicht. Angefangen bei der Einladung und Teilnehmerregistrierung, die abhängig von der Teilnehmerpräferenz unterschiedliche Kommunikationsinhalte berücksichtigen muss, bis hin zur Registrierung vor Ort, Login in die Online-Plattform und die Teilnahme inkl. Interaktionsmöglichkeiten – eine zielgruppenspezifische Customer Journey ist ausschlaggebend für den Erfolg. Vor, während und nach der Veranstaltung. Online und vor Ort.
Unterschiedliche Experience der Teilnehmer
Hybride Events bieten die Möglichkeit, die Vorteile von physischen und digitalen Veranstaltungen miteinander zu verbinden. Dies bedeutet jedoch auch, dass je nach Teilnehmerpräferenz unterschiedliche Erlebnisse wahrgenommen werden. Es macht einen Unterschied, ob ein Teilnehmer vor Ort Inszenierungen hautnah miterlebt oder vor dem Bildschirm mitverfolgt. Für die Teilnehmer vor dem Bildschirm gilt es, Möglichkeiten zu finden dieses Erlebnis bestmöglich für die digitale Welt zu übersetzen (z. B. durch eine gesonderte Regie und Bildkomposition oder Bereitstellung von Gadgets oder Snackboxen und Interaktionsmöglichkeiten mit direkter Auswirkung auf die Dramaturgie der Veranstaltung – Beispiel: Second Screen mit einer eventspezifischen App).
Sie planen auch ein hybrides Event?
Welche Formate sind besonders geeignet für hybride Events?
Nicht alle Eventformate lassen sich ohne weiteres als hybride Events umsetzen. Jedes Format hat seine eigenen Rahmenbedingungen, deren Umsetzbarkeit abhängig von der Zielgruppe und Zielsetzung überprüft werden muss. Grundsätzlich kann man aber sagen, dass Formate mit einem höheren Anteil an Networking und Unterhaltung (z. B. Networking-Events, Preisverleihungen, Produktvorstellungen, Konzerte) für eine hybride Umsetzung besser geeignet sind, als reine Informationsveranstaltungen bei denen Emotionen und Austausch eine geringere Rolle spielen.
Business Events
Business Events bieten häufig die Möglichkeit, Information, Networking und Unterhaltung miteinander zu verbinden. Dazu zählen u. a. Tagungen, Konferenzen, Kongresse oder Hauptversammlungen. Neben dem informativen Teil mit Keynote-Speakern, Breakout-Sessions und Podiumsdiskussionen, eignen sich der Austausch zwischen den Teilnehmern (Networking vor Ort und parallel über Gathering-Tools wie z. B. Wonder) sowie unterhaltende Elemente zur Auflockerung besonders gut für die Integration in ein hybrides Event.
Marketing Events
Ausstellungen, Messen und Produktpräsentationen eignen sich besonders für eine hybride Umsetzung. Auch hier ist das Zusammenspiel von Information, Networking und Unterhaltung möglich. Exponate können vor Ort physisch betrachtet und getestet werden, online können verschiedene Videobeiträge, Live-Webinare und Live-Chats genutzt werden um Produkte und Lösungen aus der Ferne kennenzulernen. Während eines festgelegten Zeitraums können beide Teilnehmergruppen parallel und in Echtzeit integriert werden können.
Kultur-Events
Auch kulturelle Events eigenen sich gut für eine Umsetzung als Hybrid Veranstaltung. Durch die besondere Atmosphäre während einer kulturellen Veranstaltung vor Ort (z. B. Konzert oder Theater) erhält das Hybrid-Event einen speziellen Live-Charakter – insbesondere für die Online-Teilnehmer. Vergleichbar mit On-Demand Konzert-Mitschnitten bietet ein hybrides Live-Event die Integration von Teilnehmern vor Ort und online per Live-Chat und Live-Reactions (z. B. Facebook oder YouTube Live).
Was macht ein gutes Hybrid-Event aus?
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Hybride Events haben den besonderen Anspruch, dass die unterschiedlichen Erlebnisse von physischen und Online Teilnehmern in Einklang gebracht werden müssen. Dabei ist es notwendig, die Inhalt für beide Teilnehmergruppen unterschiedlich zu vermitteln. Das bedeutet nicht, dass es sich um zwei verschiedene Veranstaltungen handelt, sondern zwei unterschiedliche Erfahrungen berücksichtigt werden müssen.
Insbesondere durch die richtige Länge, Dramaturgie und Einbindung der Teilnehmer z. B. über Live-Umfragen, die sowohl vor Ort als auch Online in Echtzeit beantwortet werden können oder die Möglichkeit Fragen zu stellen und moderierte Antworten zu erhalten, wird der Grundstein für ein erfolgreiches Hybrid-Event gelegt.
Inhalte und Dramaturgie
Content is still king. Hybride Veranstaltungen können nur erfolgreich werden, wenn der Inhalt relevant genug und zielgruppenspezifisch vermittelt wird. Die Dramaturgie spielt dabei eine besonders wichtige Rolle und kann durch Elemente wie z. B. Moderation, Interviews, Diskussionen und Einspieler aufgewertet werden. Dabei ist es wichtig zu unterscheiden, ob der Inhalt vor Ort oder online vermittelt werden soll. Je nach Schwerpunkt, kann es Sinn machen bestimmte Sessions für physische und Online Teilnehmer getrennt anzubieten (z. B. Networking) und nicht zu vermischen. Einer Keynote werden alle gemeinsam folgen und auch in Interaktion treten wollen. Wichtig ist, insbesondere den Online-Teilnehmern die größtmögliche Flexibilität zu ermöglichen z. B. durch eine individuell gestaltbare Agenda und Abruf On-Demand.
Gemeinschaftsgefühl
Für die Teilnehmer vor Ort entsteht automatisch ein Gemeinschaftsgefühl durch die physische Nähe. Persönliche Gespräche und die Möglichkeit der Vernetzung sind für die Teilnehmer vor Ort einfacher zu erreichen als online. Eine Möglichkeit, um auch die Online-Teilnehmer besser zu integrieren, besteht in der Bereitstellung von Live-Umfragen und Q&A (Fragen und Antworten) in den jeweiligen Vorträgen. Dadurch haben sowohl die physischen Teilnehmer als auch die Online-Teilnehmer die Möglichkeit mit den physischen Teilnehmern zu interagieren. Eine weitere Möglichkeit Online-Teilnehmern ein Gemeinschaftsgefühl zu vermitteln, besteht in der Bereitstellung von parallelen Online-Breakout-Sessions. Dort können sie in kleinen Gruppen zusammenkommen, sich besser kennenlernen und ergänzende Themen bearbeiten.
Verweildauer, Engagement und Analytics
Zu Beginn der Planung eines Hybrid Events ist es notwendig sich Gedanken zu den gewünschten KPIs (Key Performance Indicators oder Kennzahlen) zu machen, die den Erfolg der Veranstaltung mit konkreten Ergebnissen bestätigen. Dabei spielt das Engagement der Teilnehmer vor, während und nach dem Hybrid Event eine große Rolle sowie die Verweildauer während der Veranstaltung selbst. Denn Interaktion während der Veranstaltung spricht für interessanten Content und eine ansprechende Aufbereitung. Umso länger die Teilnehmer (physisch und online) der Veranstaltung folgen, desto mehr spricht das für das richtige Format, die passende Dramaturgie und Auswahl der Inhalte. Daher ist das Messen dieser KPIs essenziell für die Erfolgskontrolle und Optimierung eines Hybrid Events.
Wie unterstützt Sie events united in der Planung und Umsetzung von hybriden Events?
Konzeption & Planung
Zu Beginn sprechen wir mit Ihnen über Ihre Ziele und Zielgruppen, Botschaften und Inhalte, sowie Kennzahlen. Auf dieser Grundlage entwickeln wir das Eventkonzept für Ihr Hybrid-Event und kümmern uns dabei um Format, Dramaturgie, Produktionsort & Szenenbild, sowie Regie & Ablaufplanung. Danach geht es in die konkrete Planung und Umsetzung.
Event-Plattform
Wir ermöglichen Ihren Teilnehmern die bestmögliche Erfahrung während Ihres Events – online oder hybrid. Dafür greifen wir auf unsere eigene Event-Plattform oder bei Bedarf auf etablierte Plattformen und Portale zurück, die je nach Anforderung die notwendigen Funktionalitäten bereitstellen und eine ansprechende User-Experience inkl. Reporting bieten.
Teilnehmermanagement
Um die Zufriedenheit der Teilnehmer zu steigern, kümmern wir uns um alle Prozesse und Aktionen, die direkt mit den Teilnehmern ihrer digitalen oder hybriden Veranstaltung in Verbindung stehen – vor, während und nach der Veranstaltung. Für ein ganzheitliches Teilnehmermanagement, konzentrieren wir uns dabei auf verschiedene Bausteine.
Produktion & Live-Streaming
Abhängig vom Produktionsort, Format und Eventkonzept, entwickeln wir das passende technische Konzept. Dabei achten wir auf die richtige Kombination von Kameras, Licht und Ton und bereiten alles vor für den reibungslosen Ablauf der Produktion. Dabei machen wir uns auch Gedanken zur Umsetzung des Livestreams, von Live-Zuschaltungen, Video-Einspielungen oder der Internetverfügbarkeit und stellen so das perfekte Setup und Produktionsteam zusammen.